De anticlimax na een lange vakantie

De vakantie is net achter de rug, en je staat voor een berg werk. Drie weken en een beetje was je afwezig van kantoor, met de digitale deur stevig achter je dichtgetrokken.

Je weerstond de verleiding om je mailbox te openen tijdens je vakantie. Nu ben je bang voor de explosie van ongelezen mails wanneer je alles binnenhaalt.

Drie weken geen mail gelezen betekent snel tweeduizend mails verwerken. Misschien had het beter geweest om toch om de paar dagen je mails te controleren.

Tijdens je vakantie stroomden de ideeën binnen en noteerde je ze overal. Weg van kantoor leek die stroom onstuitbaar.

In je achterhoofd weet je dat er dingen verkeerd zijn gelopen op kantoor. Je hoopt dat de schade binnen de perken blijft.

Op dreef komen

Kun je je voorstellen dat je na je vakantie snel de draad weer oppakt? Voor je vakantie was je goed op dreef en je hoopt die flow snel weer te vinden.

Voor veel kenniswerkers is het oppakken van de draad niet eenvoudig. Ons hoofd is niet het beste systeem hiervoor. Tijdens de vakantie verhuist werk naar de achtergrond, wat goed is. Hard werken en hard spelen is een gouden combinatie. De vakantie was broodnodig om de batterijen op te laden.

Maar maandag begint het harde werken opnieuw. Zonder systeem belanden kenniswerkers in een default mode, geleid door het ‘laatste’ of het ‘luidste’. Na drie weken afwezigheid is dat een behoorlijke berg.

In default mode werk je reactief. Het is lastig om de draad weer op te pakken zonder plan. Het is dan ook normaal dat kenniswerkers reactief werken.

Herstart capaciteit voorzien

Het oppakken van je draad begint voor je vakantie. Zorg dat je voldoende capaciteit hebt om alle nieuwe input aan je Linda toe te voegen. Noem het herstart capaciteit.

In mijn vorige bedrijf had Jean-Pierre een goede truc. Na drie of vier weken vakantie nam hij ook de daaropvolgende maandag vrij. Niet voor extra vakantie, maar om de draad op te pakken. Die voormiddag sprak hij met zijn directe medewerkers en luisterde wat belangrijk was geweest. In de namiddag ging hij door de mails. Op dinsdag was hij weer up to speed.

Gelukkig ligt het vergaderritme tijdens de vakantie in de meeste bedrijven lager, waardoor er meer capaciteit is om bij te benen.

Gebruik zeker de truc van Jean-Pierre als jouw organisatie tijdens de vakantiemaanden in constante vergadermodus zit. Doe je dat niet, dan loop je wekenlang achter de feiten aan. Het vakantiegevoel is dan snel vergeten.

Voorzie op je eerste dag minstens de tijd die je nodig hebt om alle input van je vakantie aan je betrouwbare systeem toe te voegen. Verwerk de e-mails chronologisch, de meest recente eerst. De oudste e-mails zijn meestal niet meer relevant.

Als je echt moedig bent, doe je zoals Cyriel en dump je alle nieuwe e-mails in de delete folder. Dat scheelt een hoop tijd.

Voeg alle ideeën van je vakantie toe aan een van je vier lijsten. Vergeet niet de fotostream van je smartphone. Welke voornemens heb je gemaakt tijdens je vakantie? Voeg deze toe aan je lijsten. Zolang je voornemens geen gewoonten zijn, zijn het projecten op je Masterlijst.

Evalueer de nieuwe gewoonten die je startte tijdens je vakantie. Heb je meer gewandeld of gemediteerd? Wil je die gewoonten behouden? Stel dan triggers in die je acties starten en zorg voor voldoende capaciteit. Tienduizend stappen zetten lukt niet tussen twee vergaderingen door.

Een checklist van hoe je je dag begon voor je vakantie kan helpen. De tijd weg van kantoor haalt je gewoonten door elkaar.

Bereken de resterende capaciteit voor de rest van de week. Hoeveel doetijd heb je eerste week nog over? Hou rekening met jetlag als je door verschillende tijdzones gereisd hebt. Je capaciteit zal de komende dagen lager zijn.

Plan voor de eerste week het dubbele van de gebruikelijke ad-hoc tijd in. De fallout van de vakantie vraagt tijd en aandacht.

De mantra “Prioriteit is Capaciteit” geldt ook na je vakantie. Ga door je ‘wachten op’ lijst van voor je vakantie. Zet de nodige acties op je actielijst voor de komende week.

Bekijk je incubatielijst en beslis welke projecten of acties je na de vakantie actief maakt. Zet de projecten op je Masterlijst en de eerste microacties op je actielijst. Je projecten hebben tijdens je vakantie stilgelegen. Opnieuw starten is moeilijk als je niet weet wat je gaat doen.

Ga door je Masterlijst en prioriteer je projecten voor deze week. Verdeel je capaciteit over de prioriteiten.

Beslissingen nemen over al deze informatie kost mentale energie. Neem op je eerste dag voldoende rust.