De zeven gekste excuses om naar je inbox te gaan

Voel je ook dat je voortdurend leeft volgens de prioriteiten van anderen? En ervaren sommige dagen zich als een wild ritje door je eigen prioriteitenlijst, die bij elke bocht verandert? Stel je voor, op weg naar werk besluit je vandaag te knallen aan project Y. Maar tegen tien uur heb je daar nog steeds nul komma nul progressie in gemaakt. Je begon met het checken van je mail zodra je op kantoor kwam, en nu lijkt het alsof je daar nooit meer uitkomt.

Jouw droomscenario voor inbox-beheer

Stel je eens voor dat je 's ochtends op kantoor komt en direct start met de taken die je de vorige dag voor jezelf had uitgekozen. Jij bepaalt de koers, niet de willekeurige verzoeken van anderen. Dat document dat Peter "dringend" nodig heeft? Hij wist al een week dat hij dat nodig had.

En een crisis? Alleen als het jouw crisis is, niet als je uit je flow wordt gehaald door iets triviaals.

De top smoezen om je inbox te openen

Het is bijna komisch om de smoezen te horen die mensen verzinnen om hun inbox te openen. Voor sommigen is het het eerste wat ze doen in de ochtend. En ja, je inbox is een makkelijke manier voor anderen om hun agenda op jou te projecteren. Die realisatie was een eye-opener de eerste keer dat ik dat hoorde. Elke keer als je je inbox checkt, is de kans groot dat je aan de slag gaat met de prioriteiten van iemand anders.

Inbox Zero: Een mythe ontrafeld

Inbox Zero, bedacht door Merlin Mann, die als een van de eersten op een boeiende manier over productiviteit schreef, is niet wat je denkt dat het is. Het streeft niet naar een voortdurend lege inbox – dat is een illusie. "Ping!" Zie je, er is alweer een nieuwe mail. De constante stroom van e-mails is unstoppable

Het echte doel van Inbox Zero is om ervoor te zorgen dat je prioriteiten niet in je inbox leven.

Beschouw je inbox als input die nog verwerkt moet worden. Jij beslist waar elke taak thuishoort. Gebruik hiervoor de workflow OHIO die ik al vaker heb besproken.

Door deze benadering verdwijnt het eerste excuus om je inbox te openen al. Je herinneringen voor acties, projecten, taken en alles waarop je wacht, staan nu ergens anders.

Maar welke andere excuses gebruik jij?

Elke reden vereist een oplossing, anders blijf je vechten tegen de drang om je inbox te openen. Het is nu duidelijk: productiever worden en leven vanuit je inbox sluiten elkaar uit, tenzij je maar één of twee mails per dag ontvangt. En laten we eerlijk zijn, die tijd is voorbij.

Leg een notitieblok naast je toetsenbord waarop je deze week noteert waarom je naar je inbox gaat of er per ongeluk in belandt.

Enkele klassiekers onder de excuses:

1. Je krijgt een melding van een nieuwe mail.

Vroeger, toen we slechts een handvol mails per week ontvingen, was dit handig. Nu is het een constante afleiding. Zet die meldingen uit. Ze hebben hun doel gediend. Ze zijn niet meer nodig. Er is mail.

2. Je moet een mail versturen.

En je opent je inbox daarvoor. Niet nodig. Gebruik in Outlook de sneltoets Ctrl-Shift-M, ook als je in je kalender, takenlijst of contacten zit.

Wanneer je niet in Outlook bent. Druk op de Windows toets (=Start) type Ou en selecteer nieuwe email. Zelfs wanneer outlook nog niet geopend is werkt dit.

3. Je opent je mailprogramma en belandt direct in je inbox, waarna de stroom e-mails je aandacht grijpt.

Laat je e-mailprogramma opstarten in je kalender. Je kalender is het eerste wat je checkt voor de dagelijkse taken. Outlook > Options > Advanced Options

4. Je zoekt iets in een mail in je archief.

Je eindigt weer in je inbox en nieuwe mail trekt je aandacht. Als je inbox leeg is, zet dan een filter op je inbox zodat je geen nieuwe mails ziet. Per ongeluk in je inbox belanden is dan niet meer zo erg.

5. Het aantal ongelezen e-mails neemt toe terwijl je toekijkt.

Je probeert het te negeren, maar dan stijgt het aantal weer. En je wilskracht breekt. Verwijder de notificatie (het cijfertje) voor nieuwe mails. Je weet toch dat er nieuwe mails zijn. Elke keer dat je kijkt.

6. Sommige taken worden automatisch naar je inbox gestuurd.

Bijvoorbeeld door het SAP-systeem, het ticketprogramma of het CRM-systeem van je organisatie.

Je bent de bottleneck voor het goedkeuren van facturen. De stroom stagneert. Als je vijf minuten hebt, check je snel of er dergelijke mails zijn. Geen? Toch begin je mails te lezen. Wat anders te doen met die vijf minuten?

Maak regels die deze taken uit je inbox filteren. Laat ze in een takenmap terechtkomen. Hier kan een cijfertje van onverwerkte taken juist wel nuttig zijn. Als er geen taken zijn, hoef je ook die map niet te openen.

7. Je denkt dat je snel moet reageren op nieuwe mails.

Om welke reden dan ook?

Misschien is er een afspraak over reactietijden binnen je bedrijf. Gefeliciteerd, je behoort tot de minderheid. Als je reactietijd vierentwintig uur is, hoef je maar één keer per dag nieuwe mails te checken.

Stel je eigen reactietijd vast. Spreek dit af in uren, niet in minuten. Communiceer dit ook naar de mensen waarmee je regelmatig samenwerkt. Dit zorgt voor realistische verwachtingen.

Door deze strategieën te adopteren, neem je de controle terug over je tijd en focus, waardoor je productiever en gefocust blijft op wat echt telt.

Heb jij andere excuses?