Het Klaar-Principe

Slimme Strategieën voor Dagelijkse Productiviteit

Focus en Prestatie

Ken je dat gevoel, alsof je de hele dag bezig bent maar aan het einde niet kunt traceren wat je nu eigenlijk hebt bereikt?

Het is niet dat je niks doet. Integendeel, je bent constant in de weer, maar als je terugkijkt, lijkt het alsof je avond aan avond voor de tv hebt gezapt zonder te weten wat je hebt gezien. Dat gevoel heb je ook bij je takenlijst.

Je vermogen om je dagelijkse successen te herkennen lijkt verloren. En tot je spijt volgen dat soort dagen mekaar te snel op.

Baas over je Aandacht

Het lijkt een enorme uitdaging om in een hectische wereld een gevoel van voldoening te vinden. Het vasthouden van je focus op wat je hebt gedaan lijkt een kunst op zich. Maar niets is minder waar, het is zelfs niet zo moeilijk en je hebt geen ingewikkelde software of tools nodig.

De Uitdaging van het Brein

Ons brein is een fantastisch instrument, maar het heeft zijn tekortkomingen die ons in onze huidige context al te vaak parten spelen.

Een slecht gevoel voor timing is daar één van. Reminders aan taken die we nog moeten doen, komen altijd op de verkeerde momenten. Middenin een autorit bedenk je dat je Jan moet bellen, maar dan is Jan natuurlijk niet bereikbaar.

Prioriteiten stellen is niet het sterkste punt van je brein. Geef het twee taken, en het behandelt ze alsof ze tegelijk moeten gebeuren. Dit leidt tot een reactieve houding. Wat het laatst binnenkomt of het hardst schreeuwt, krijgt aandacht. Je wordt geleefd door de waan van de dag.

Je brein laat voltooide taken varen. Het is moeilijk om voltooide zaken weer voor de geest te halen, een bijproduct van het Zeigarnik-effect. Dit maakt jezelf feedback geven lastig. En als iets moeilijk is, neemt de kans dat het gebeurt ook af.

Focus op Done

De oplossing is je brein te helpen om bewust te worden. Je brein heeft externe hulp nodig. Iets buiten jezelf moet je van feedback voorzien.

Bedenk dat vooruitgang motiverend werkt. Je brein kan je geen helder zicht op vooruitgang bieden, omdat het voltooide taken negeert. Omring jezelf met de acties die je hebt ondernomen en de resultaten die je hebt bereikt.

Schrijf je prestaties op

‘Klaar leidt tot meer klaar’ is een principe uit "The Cult of Done". Scott Belsky noemt het ‘vooruitgang stimuleert vooruitgang’ - ‘Progress begets Progress’ . Maak het zichtbaar wanneer iets af is.

Maak een ‘Done leads to more Done’-document dat je dagelijks gebruikt.

Het document heeft verschillende onderdelen.

Klaar/Done – Kolom

Noteer elke actie die je hebt voltooid in de linkerkolom. Zo creëer je een lijst van voltooide acties. Velen daarvan komen van je wekelijkse actielijst.

Vergeet ook niet de ad-hoc taken die je hebt uitgevoerd en die niet op je lijst stonden, toe te voegen.

Dit deel van het document zorgt voor een focus op voltooiing. Aan het einde van de dag geeft het je een overzicht van het volume aan ad-hoc werk dat je hebt verricht. Als extra voordeel krijg je meer inzicht in je ad-hoc taken, waardoor het switchen of zappen tussen gepland en ad-hoc werk vermindert.

Backburner - Kolom

Schrijf elk idee, onderbreking of afleiding op in de rechterkolom van het blad. Deze kolom heet Backburner. Dit zijn de ad-hoc taken die je niet meteen aanpakt. Door ze op te schrijven, word je je er meer van bewust.

Door dit toenemende bewustzijn zal je de Backburner kolom vaker gebruiken.

De term Backburner komt uit het boek ‘Making Ideas Happen’ van Scott Belsky.

Na enkele weken dit document te gebruiken, kun je een betere inschatting maken van de tijd die je aan ad-hoc taken besteedt. Je neemt de controle over je focus en tijd weer terug.

Werk je je inbox(en) door, pak dan ook de items van je Backburner lijst aan.

Frequentie inbox en sociale media

Maak een notitie op het document elke keer dat je je mail checkt. Niet iedereen kan de verleiding van de inbox weerstaan. Ervaar jij dit ook zo?

Door te registreren wanneer je je mail checkt, verbeter je je focus op het uitvoeren van acties. Dit grotere bewustzijn vermindert het aantal keer dat je nieuwe informatie verwerkt. Hierdoor werk je meer vanuit je lijstjes dan vanuit je inbox. Je bent minder reactief.

Het document biedt ook de mogelijkheid om je gebruik van sociale media bij te houden.

Focustijd

Gebruik je de pomodorotechniek om je focustijd te bewaken? Zo ja, registreer dan het aantal pomodoro's op je ‘Klaar leidt tot meer klaar’-document.

Geleerde Lessen

Gebruik je document aan het einde van je dag om jezelf feedback te geven. Registreer wat je leert van de items die op je document staan.

Bewaar je documenten en bekijk tijdens je wekelijkse evaluatie je geleerde lessen. Voeg indien nodig taken of projecten toe aan je Masterlijst.