Heb je het ook moeilijk om gefocust te blijven gedurende de dag? Om bij dezelfde taak te blijven? Je had het je nochtans voorgenomen. Je bent niet de enige met dit probleem. Zeg je ook tegen jezelf : “Het zal wel beteren wanneer het hier wat rustiger wordt”. Jezelf klonen lijkt je de enige oplossing. Je voelt je een kip zonder kop die wild in het rond loopt.

Unitas-KING

Momenten waarop je kan focussen op één ding zijn goud waard. Unitasking is King. De tijd welke je nodig hebt om een taak af te werken wordt korter wanneer je focust. De flow waarmee je taken afgewerkt worden is zalig. Je aandacht richten op één taak geeft kracht en snelheid.

Hak op de tak

Onderbrekingen en afleidingen maken het je niet makkelijk om die flow vast te houden. Je aandacht springt van de hak op de tak. Je bent klaar om een rapport af te werken en denkt aan een telefoontje voor je verbouwing. Het struikelblok is het onbewuste proces welke je gebruikt wanneer je aandacht je ergens anders naar toe haalt.

Gerichte aandacht

Nu-lijst

Zorg voor een lijstje waarop je belangrijkste acties staan voor de komende periode. Je haalt deze acties uit je actielijst voor deze week. Maak het nu-lijstje niet te groot. Lijsten die te groot worden verliezen hun aantrekkingskracht. Wat meer is, ze helpen je niet om te kiezen. Hoe meer keuzemogelijkheden, hoe minder je kiest.

Wanneer je nu-lijst leeg is, vul je deze terug. Dit geeft je de mogelijkheid om flexibel bij te sturen.

Bij twijfel voor actie: kijk naar je nu-lijst.

Collega onderbrekers

Bundel de onderbrekingen. Een studie van Atlassian toont dat 80% van je onderbrekingen als triviaal worden beschouwd. Maak afspraken met collega’s of medewerkers rond onderbrekingen. Een nieuwe collega of medewerker heeft veel vragen. Spreek twee of drie momenten af om de gebundelde vragen te beantwoorden.

Batchen van soortgelijke taken is één van de manieren om extra tijd te winnen.

Er zijn uitzonderingen op alle regels. Als het brandsignaal gaat, ga dan naar buiten.

Je aanpak

Definieer je aanpak bij onderbrekingen. Wist je dat wanneer je bepaalt waar en wanneer je op voorhand wat gaat doen, de kans veel groter is dat je het doet. Een IF-THEN (wanneer-dan) methodiek die je ondersteunt bij het omgaan met de onderbreking. Wanneer-dan is verschillend van Als-dan. Je bent zeker dat je onderbrekingen zal dienen te ondergaan.

Bij een onderbreking kijk je of de onderbreking belangrijker is dan wat op je nu-lijst staat. 

Wanneer dat zo is, zet je in je nu-lijst wat je volgende acties zijn voor het item waar je mee bezig was. Ga daarna aan de slag met de onderbreking. Na de onderbreking check je je nu-lijst.

Wanneer de onderbreking minder belangrijk is, schrijf je deze neer. Je kijkt naar je nu-lijst en kiest een item om uit te voeren.

Op het moment dat je je nu-lijst opnieuw gaat vullen, kijk je wat je neergeschreven hebt na. Wat nu dient te gebeuren, gaat op de nu-lijst. De overige items gaan in je verzamelplaats.

Focusbubbel

Schakel de externe onderbrekingen uit. De anderen en je gehele omgeving hebben een invloed op je gedrag. Het creëren van een bubbel waarin je gefocust kan blijven, is iets dat je aandacht verdient.

Zet de toeters van je emailprogramma uit. Steeds geconnecteerd of beschikbaar zijn heeft een invloed op je aandacht. Attention span en attention spam hebben slechts één verschillende letter.

Zet je verbinding met bepaalde bronnen uit. 

Geluidsbronnen, visuele bronnen… ze zorgen allemaal voor onderbrekingen. Afhankelijk van je dominante kanaal (visueel, auditief, kinesthetisch) zet je andere beschermingen in.

Zo gebruik ikzelf het programma Selfcontrol om toegang tot bepaalde sites tijdens mijn focusbubbel af te sluiten.

Schakel interne onderbrekingen uit. Je onderbreekt soms je eigen gedachtenbogen. Het monkeybrain noemen sommige onderzoekers dit fenomeen. Voldoende slapen, water drinken, ontspannen… houden dat monkeybrain meer in het gareel. Regelmatig mediteren helpt je ook.

Pomodoro

Gebruik de pomodoro techniek. Creëer een tijdsvenster waarbinnen je gaat focussen. Daarna verdien je een korte pauze. Doe dan iets compleet anders. Na drie cyclussen verdien je een grote pauze.

Het beperkte tijdsvenster maakt het doenbaar om je focus vol te houden. Je weet dat het niet voor eeuwig is. Ik gebruik dertig minuten om te focussen en vijf minuten om te rusten. Na de rustpauze kan je met je vernieuwde aandacht aan de volgende taak beginnen. Je staat als het ware weer op Channel Zero.

Aandacht voor je aandacht

Leg een papier op je werkplek waar je onderbrekingen noteert. De onderbreking en de onderbreker samen. Dat geeft je na een week inzicht over je grootste aandachtspammer. Tackle die aandachtspammer. Herhaal het proces tot je tevreden bent over je aandacht.