Ongewenst nieuwe input

Je wil een email versturen en op dat moment komt er zo’n vervelende pop-up die je iets wil herinneren? Verdomd storend. Ofwel kijk je naar de reminder ofwel snooze je de reminder. In beide gevallen voel je frustratie, tijdverlies en afleiding. Je tool is de baas. Hij dicteert wat je doet. Je wou een email sturen en in de plaats check je een reminder. Wie is dan de baas?

Ondersteuning

Een tool ondersteunt je. Anders is het geen hulpmiddel. Het is zalig wanneer je tool je helpt om te focussen op wat jij wil. Je emailprogramma onder controle hebben, brengt je dichter naar je gewenste effectiviteit.

Aandacht als lopend wild

Deelnemers aan de workshop ExtraTijd merken dat ze te weinig weten over de tool die ze gebruiken . Herken je dat? Ontbreek je ook kennis om je tool in te richten zodat hij je ondersteunt? Je bent niet de enige. Geen éénduidig proces en te weinig kennis van de gebruikte tool zijn de grootste drempels om je focus te behouden.

Je aandacht en focus zijn loslopend wild. Alles en iedereen wil er een stukje van.

Controle over je tool

Zorg voor een duidelijk proces. Maak je een gesystematiseerde manier van werken eigen. Maak je inbox(en) leeg door gebruik te maken van een workflow.

Wat doe je met pas gekregen businesskaartjes?  Zorg voor een proces. Stuur een bedankingsmail, link ze op LinkedIn. Maak jezelf een proces voor de bezigheden die je efficiënter wil laten verlopen.

Gebruik één tool voor een bepaald soort werk. Eén tool gebruiken laat je toe deze beter te kennen. Je gaat er meer mee werken. Zet je masterlijst op één plaats. De takenlijst van een mailprogramma of in één mindmap of via een andere lijstmanager is daar geschikt voor. Maar niet het ene project in je masterlijst en het andere project in je mindmap. 

Het loopt verkeerd af als soortgelijke items in verschillende tools worden beheerd. Je verliest dan gemakkelijk het broodnodige overzicht.

 Zet de weapons of mass destraction uit. Laat je tool niet je gedrag sturen. In je emailprogramma zijn dat de pings en de automatische reminders. Door die af te zetten creëer je opnieuw vrijheid. Vrijheid om te kiezen of je wel nieuwe input wil lezen. Met vrijheid komt verantwoordelijkheid vertelde iemand me. Je beslist zelf wanneer je naar je inbox gaat.

Gebruik je inbox als inbox en niet als todo lijst. Je inbox is een tijdelijke plaats voor nieuwe input. Alle nieuwe input wordt via je proces toegevoegd aan de juiste ondersteunende lijst. Zet die mail niet op ongelezen als reminder dat je er nog iets mee moet. Zet die taak-reminder ergens anders. Je wil toch niet dat anderen op je todo-lijst kunnen schrijven zonder dat jij daar controle over hebt?

Spendeer een namiddag met iemand van 18 jaar. Wanneer je proces op punt staat, kan je het toepassen met je tool. Wanneer je je tool niet genoeg kent, zoek dan iemand die je er kan bij helpen.  Digital natives kunnen je daarbij helpen.

Google of Bing je probleem met je tool. Iemand heeft ooit je probleem al opgelost. De kans is bijzonder groot dat het op het net gedocumenteerd staat. Je vindt videofilmpjes hoe je de ping en de pongs van je emailaccount afzet.

Laat de tool voor jou werken. De meest gebruikte emailprogramma’s laten je toe om een aantal dingen automatisch te laten verlopen. Maak een filter aan waarmee minder belangrijke mails van je potentieel belangrijke mails worden gescheiden. Eerste stap is helder krijgen hoe je je mailprogramma kan vertellen hoe het onderscheid kan gezien worden. Maak dat niet te ingewikkeld.

Aandacht voor je aandacht

Zet alles uit op je mailprogramma dat je aandacht weghaalt van wat je wil doen.