Heb jij ook een liefde haat verhouding met je todo-lijst? Dan ben je niet de enige. Je maakt lijstjes, maar je kan je er moeilijk aan houden. Op het einde van je dag lijkt het alsof je meer zaken hebt toegevoegd dan afgestreept.

Je todo-lijst werkt niet zoals je het graag zou hebben. Dit is omdat ze één of meerdere bottlenecks hebben. Er zijn een aantal redenen waarom je todo-lijsten niet werken. Fix deze en je maakt het je makkelijker.

1. Verspreid over verschillende plaatsen

Je todo’s staan op te veel plaatsen. Je hebt todo’s staan in je e-mail inbox. Je hebt nog een word-document met daarin een aantal zaken die je dient af te werken. Op de post-its rond je scherm staan nog mensen die je dient te bellen.

Zorg voor één betrouwbaar systeem om al je todo’s in onder te brengen. Wanneer je todo’s op verschillende plaatsen staan, zie je nooit het geheel. Dat maakt het niet makkelijk om te kiezen. En wanneer het niet makkelijk is om te kiezen, zal je niet kiezen.

2. Geen gesloten lijsten

De meeste todo-lijsten zijn geen gesloten lijsten. Er staat geen grens op. Daardoor worden ze groter.

Gesloten lijsten hebben het voordeel dat ze je feedback kunnen geven. Als er geen grens is, is er ook geen feedback. Die feedback heb je nodig om te kunnen bijsturen.

Elke week een actielijst maken voor die week is een onderdeel van werkende todo-lijsten.

3. Ze zijn een mix van projecten, taken en acties

De meeste todo-lijsten zijn te moeilijk om te doen. Wanneer het te moeilijk is om te doen, doe je iets anders.

De zaken op je todo-lijst zijn niet éénduidig genoeg. Je brein heeft duidelijkheid nodig. Wanneer dat niet zo is kiest je brein iets anders. Je maakt het moeilijk voor je brein, door op je lijst een mix te maken van projecten, taken en acties.

Een actielijst helpt je daarbij

4. Je todo-lijst is niet doe-baar

Alle acties die op je lijst zijn dienen doe-baar te zijn. Dat kan alleen wanneer er enkel eerstvolgende acties op staan. Als je items op je actielijst niet doe-baar zijn, horen die items daar niet thuis.

Je maakt je actielijst doe-baar, door concrete fysieke acties op de lijst te zetten. Nadenken heeft daar geen plaats. Vijf ideeën uitschrijven is veel actiegerichter en concreter.

Je brein heeft die concreetheid nodig om te kunnen doen.

5. De lijsten zijn niet doenbaar

De meeste todo-lijsten bevatten veel te veel items. Daardoor zijn ze niet doenbaar. Een lijst die niet doenbaar is, zal je niet motiveren om deze compleet af te werken.

Je actielijst is een reflectie van de mogelijkheden die je deze week hebt om deze acties te doen. Wanneer je slechts tien uur lege ruimte hebt in je agenda, zet je geen acties die twintig uur in beslag nemen op deze lijst.

6. Geen ruimte voor verrassingen

Geen ruimte voorzien voor verrassingen in je actielijst, maakt het je niet makkelijk. Door het gebrek aan ruimte is je actielijst niet echt je prioriteit lijst voor deze week.

De gemiddelde tijd die je voor onverwachte zaken dient te voorzien hangt af van je functie. Lijst gedurende een aantal weken op hoeveel tijd je spendeert aan onverwachte zaken.

Die tijd moet je te voorzien in je schema. Dus de lege ruimte in je agenda is de tijd om je actielijst voor deze week af te werken. Daarnaast is de lege ruimte ook een deel voor de verrassingen die je deze week zal hebben.

Extra

Je Todo lijst is niet compleet

De lakmoes test voor je todo-lijst is bij de start van je dag. Start je ‘s morgens met je lijst of begin je ergens anders? De reden waarom je niet start met je actie-lijst is dat deze niet compleet is.

Wanneer er een te groot verschil is tussen je realiteit en je lijst zal je niet werken uit je lijst.

Welke van de bovenstaande redenen werken je tegen? Zijn er nog extra redenen waarom je todo-lijst niet werkt?