De mythe van één keer vastpakken

Heb je ook veel op je bord? Verschillende mails vullen je inbox. De ideeën liggen voor het rapen. De telefoon staat niet stil. Je wordt overspoeld door todo’s. Hoe zie je door deze overvloed het bos door de bomen nog?

Only handle it once

Een van de mythes van timemanagement is, neem alles slechts één keer vast.

Indien je alles maar één keer zou vastnemen, kan je slechts met één project of taak tegelijk bezig zijn. Elke architect zou één huis tegelijkertijd zetten. Dat is niet de wereld waar jij je in beweegt.

Multiprojecting

Je bent als ondernemer genoodzaakt om aan multiprojecting te doen.

Scott Belsky gaf in zijn boek Making Ideas Happen een mooi inzicht. Beschouw alles als een project behalve een alleenstaande actie. Mooie omdraaiing. Dat maakt lekker duidelijk dat je Masterlijst grote en kleine projecten bevat. Tijens onze coachings vinden tussen de vijftig en honderdvijftig projecten Een bewijs dat één keer vastpakken niet (meer) kan werken.

Nooit vastnemen

Je kan op je brievenbus een sticker plakken ‘Nee gratis pers/ Nee Reclamedrukwerk’. Je moet daardoor minder oud papier versjouwen.

Je kan betere filters installeren op je mailbox. Automatisch een leeslijst laten vullen met je favoriete nieuwsbrieven. Je hoeft ze dan niet te verslepen naar een andere map. Alleen nog lezen.

Sommige zaken hoef je zelfs niet vast te nemen. Je kan je assistent deze zaken laten oplossen.

Inboxen leegmaken

Inbox zero is een buzz-woord op het net. Het is echter ook een voorwaarde om met de juiste prioriteiten bezig te zijn. Alle input één keer door je handen laten gaan. Als je niet alles gezien hebt, weet je de prioriteiten niet zeker.

Bij het leegmaken geldt het één keer vastpakken zeker. Je wil een mail echt geen acht keer herlezen en opnieuw op ongelezen zetten.

Een reeks vragen helpen je om een item slechts één keer vast te pakken.

Denkproces om alles één keer vast te pakken.

Het denkproces vind je hier schematisch. Elke vraag heeft slechts twee mogelijke antwoorden. Ja en nee. Duw elk item door het denkproces.

Het denkproces in woorden

Start

Wil je daar ooit iets mee doen?

Nee :  Ofwel zal je het item deleten/weggooien of archiveren.

Dit is één van de weinige plaatsen in het denkschema waarbij het item volledig is afgewerkt. OHIO.

Ja : Wil je daar deze week iets mee doen?

Nee : Je plaatst het item in je incubatielijst. Je hebt deze week niet de tijd, de energie of andere middelen om acties te doen voor dit item. Of het item is nog niet klaar om acties te krijgen. Het betekent dat de beslissing die je nu nam opnieuw zal geevalueerd worden. Ofwel wordt item actief, ofwel gedelete ofwel blijft het in de incubatielijst.

Ja : Is het een enkelvoudige actie?

Nee : Meer dan één actie alvorens het item compleet afgewerkt is. Zet het item op je Masterlijst. Wanneer is het item compleet afgewerkt? Het gaat niet over het moment. Hoe merk je dat je geen acties meer dient te doen? Zet dat bij het item op je Masterlijst.  Meer over je Masterlijst op de blog.

Wat is de volgende actie die je gaat doen om dit item naar het einde te brengen? Ga dan verder naar Ja. (Ga niet naar start – je ontvangt nog geen geld)

Ja: Neemt je volgende actie meer dan twee minuten?

Nee : Doen. Het kost meer tijd om het op een lijst te zetten dan het te doen.

Ja: Ben jij het best geschikt om deze actie te doen?

Nee: Dan ga je delegeren. Nadat je het gedelegeerd hebt, zet je het item op je  wachten op. Delegeren mag je ruim zien. Als je klant nog dient te beslissen op een voorstel heb je ook een wachten op.

Ja: Dient je volgende actie op een bepaald moment te gebeuren?

Nee : De actie gaat op je volgende actielijst voor de komende week.

Ja: Je volgende actie gaat in je kalender.

Ga terug naar start voor je volgende item. Neem dat item vast en duw het door het schema. Herhaal dit proces tot al je inboxen leeg zijn.

In het schema staat een blokje waar ik nog niet over verteld heb. Projectplan. Dat komt nog. Maar niet nu. Alles kan, maar niet alles tegelijk.

Leg het denkproces naast je en maak je inbox(en) leeg.