Je begrenst voelen is geen fijn gevoel. Een aantal grenzen die je creeerde , houden je nu tegen. “Je moet je grenzen verleggen” is een advies welke je waarschijnlijk al te horen kreeg. Ik geef je een extra advies

Een aantal grenzen zijn goed voor je bij het winnen van je todo’s.

Het kind en het badwater

Kenniswerkers zijn gewend om door barrières heen te breken. Businessmodellen worden opnieuw uitgevonden, de standaardlogica wordt herschreven. Wat gisteren nog een next practise was, is nu een best practise.

Kenniswerkers zoals jij houden van grenzen. Zonder grens kan je deze ook niet verleggen.

En dus is het goed om grenzen te installeren en te bewaken. Of ze bewust te doorbreken. En de nieuwe grenzen dan opnieuw te bewaken.

Dankzij grenzen maak je het jezelf gemakkelijk. Auto-feedback wordt mogelijk via de begrenzing. De grens doet dan ook dienst als een referentiepunt.

Je belemmerende gedachten zijn ook grenzen. Deze gedachten geven je geen hefboom. Dat is de slechte cholesterol.

Zes grensen om te installeren en te bewaken

1. Het aantal projecten op je bord

Je hebt een groot aantal projecten op je bord liggen. En daarnaast zijn er nog de kleine zaken welke je niet de benaming project geeft.

Make everything a project – Scott Belski (Make ideas happen)

Onze ogen zijn meestal groter dan onze buik. Er is een vertraging tussen eten en onze hersenen die weten dat we voldaan zijn.

Met onze todo’s is het niet anders. We nemen meer op onze schouders dan we aankunnen.

Beperk het aantal projecten op je masterlijst. Maak je geen zorgen over de mix van kleine en grote projecten. Je bewaakt enkel het aantal. Wanneer je merkt dat je aantal je niet helpt bij het winnen van je todo’s pas dan het aantal aan. Naar beneden.

Geef jezelf die feedback cadeau tijdens het uitvoeren van je ideale week.

2. Een grens aan je projecten

Elk project heeft een einde nodig. Wanneer je het einde niet bereikt hebt, kan je het project niet als afgewerkt beschouwen.

Stop starting, start finishing

Het einde van je project is je gewenste resultaat. Best moeilijk om te bepalen. Indien je het niet weet, kan je het niet afsluiten. Merk je ook dat wanneer je het niet weet, het gemakkelijker is om te zeggen wat je niet wil? Negatief uitkomst denken wordt dat ook genoemd. Geen duidelijkheid is een killer voor acties.

Indien de uitkomst onduidelijk is, zet je een fictieve grens. Je herkent de onduidelijkheid wanneer je zou, misschien gebruikt.

Je zou misschien wel een nieuwe Ipad Pro willen kopen.

• Ofwel staat dit project heel duidelijk op je incubatielijst en doe je daar geen acties voor.

• Ofwel voel je de noodzaak om dat project toch te laten bewegen. Je gewenste resultaat is dan niet helder. Zoek naar een fictief einde van dit project: bepalen of je een ipad2 koopt.

Het einde van het project is je gewenste resultaat: het moment waarop je champagne laat knallen en een vreugdedansje doet.

Het einde doet dienst als een magneet. Heb je het einde niet bepaald dan maak je je het jezelf niet gemakkelijk.

Omdat het einde ons de weg toont.

3. Het aantal keer je extra input toelaat

Er zijn timemanagement-experten die zeggen: lees slechts twee maal je mails per dag.

Ik ben van een andere strekking: open je inbox het aantal keer dat nodig is om je job naar behoren te doen.

Het gaat over wat de frequentie is waarop je toelaat dat je je focus mogelijks dient aan te passen.

Nieuwe input toelaten, is je focus blootstellen aan mogelijke veranderingen.

Nieuwe input komt naar je toe via verschillende kanalen.

• je mail

• je teams account

• je slack kanaal

• je sociale media

• je telefoon

• je collega’s

• je eigen gedachten

• vul het lijstje gerust aan

Iedere keer vraag je je af of de nieuwe input belangrijker is dan je focus. Beeld je in dat je geen duidelijke focus hebt. Dan ga je telkens aan de slag met de nieuwe input. Indien je focus hebt, zal je deze verdegingen of aanpassen.

4. Je inputverzamelplaatsen

In het vorig punt kon je het lijstje aanvullen hoe je nieuwe input krijgt.

Je hebt nood aan tijdelijke stockageplaatsen voor deze nieuwe input.

Indien je je betrouwbaar systeem bij de hand hebt, kan je onmiddellijk toevoegen. Geen nood om tijdelijk te stockeren.

In alle andere gevallen doe je beroep op tijdelijke stockageplaatsen.

Zet een duidelijke grens op het aantal tijdelijke plaatsen. Wanneer je dat niet doet, riskeer je om nieuwe input te verliezen. Teveel verzamelplaatsen leiden tot versnippering.

5. Je actielijst voor deze week

Op deze week staat al een grens. Die grens wordt bepaald door het getal 10080.

Het maximaal aantal minuten in je week.

Het gaat over de grens op je actielijst voor deze week. Niet op de week zelf.

Door je actielijst te beperken in functie van je week, krijg je een verdedigbare lijst. Verdedigbaar tegen alle afleidingen.

Je houdt natuurlijk rekening met de verschillende tijden. De vrije ruimte in je agenda zal een maat zijn voor je actielijst. Op je vrije ruimte staat een grens.

Hou rekening met gemiddelde tijden die je nodig hebt om:

• te gaan met ad-hoc werk

• je verzamelplaatsen leeg te maken

• je lijstjes te herbekijken

• je ideale week te doen

Extra. De tijd die je wil spenderen aan een bepaalde taak

Zet een grens aan de taken die je wil doen. Dat geeft je de mogelijkheid om jezelf feedback te geven.

Om 100 woorden te draften heb ik 8' nodig (ik kom van 60′ toen ik de eerste keer mat).

Cyril Northcote Parkinson (Britse Historicus) had de mening dat een taak de tijd vult die het gegeven wordt. Dat werd later de wet van Parkinson.

Zet arbitraire tijden op je taken als je nog geen gevoel hebt hoelang ze duren. Je kan bijsturen achteraf. Het voedt je intuitie om je actielijst beter te vullen.

Grenzen zijn zoals cholesterol. Je hebt goede en slechte grenzen. Doe je voordeel met een aantal van bovenstaande grenzen. En stel ze af en toe in vraag.